Ordnungen:Stura/FO-Novelle

Finanzordnung der Studierendenschaft der Otto-von-Guericke-Universität Magdeburg

Teil 1 – Grundbestimmungen

§ 1 Geltungsbereich

Die Finanzordnung gilt für die Haushalts- und Wirtschaftsführung der Organe des Studierendenrats und der Fachschaftsräte der Studierendenschaft der Otto-von-Guericke-Universität Magdeburg.

§ 2 Übergeordnete Bestimmung

Übergeordnete Bestimmungen sind:

1. das aktuelle Hochschulgesetz des Landes Sachsen-Anhalt;
2. die aktuelle Landeshaushaltsordnung des Landes Sachsen-Anhalt;
3. die Satzung der Studierendenschaft der Otto-von-Guericke-Universität Magdeburg.

Teil 2 – Posten

§3 Sprecher*in für Finanzen

(1) Der*Die Sprecher*in für Finanzen führt den Haushalt entsprechend dem Haushaltsplan des Studierendenrates.

(2) Er*Sie ist für die Haushalts- und Wirtschaftsführung des Studierendenrates im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen sowie für die Einhaltung der Finanzordnung verantwortlich.

(3) Bis zur Bestimmung eines*einer Nachfolger*in kann der*die Sprecher*in für Finanzen das Amt kommissarisch weiterführen.

(4) Der*Die Sprecher*in für Finanzen kann ein Veto gegen einen Beschluss zur Verwendung von finanziellen Mitteln einlegen. Das Veto ist zu begründen und in der Regel auf der beschlussfassenden Sitzung einzulegen, spätestens jedoch innerhalb von 14 Tagen nach der beschlussfassenden Sitzung. Der entsprechende Antrag / Beschluss ist dann zur nächsten Sitzung erneut zu beraten. Gründe für ein Veto sind die Gefährdung der Finanzen des Organs oder untergeordneter Organe sowie die zweckfremde Verwendung von finanziellen Mitteln außerhalb der Aufgaben der Studierendenschaft.

(5) Weiteres regelt der Geschäftsverteilungsplan.

(6) Der*die Sprecher*in für Finanzen ist berechtigt die Kassen der jeweiligen untergeordneten Organe zu prüfen, an die Gelder der Studierendenschaft weitergeleitet werden.

§ 4 Kassenprüfer*innen

(1) Jedes Organ der Studierendenschaft ernennt zwei Kassenprüfer*innen.

(2) Die Kassenprüfer*innen dürfen keine Sprecher*innen oder organisatorisch Verantwortlichen der zu prüfenden Organe sein.

(3) Sofern ein Organ der Studierendenschaft keine Kassenprüfer*innen selbst gewählt hat, können automatisch die Kassenprüfer*innen der nächst höheren Ordnung die Prüfung durchführen.

Teil 3 – Geschäft

§ 5 Der Haushaltsplan

(1) Der Haushaltsplan und etwaige Nachtragshaushaltspläne werden unter Berücksichtigung der zu erfüllenden Aufgaben durch die Organe der Studierendenschaft für ein Haushaltsjahr aufgestellt und beschlossen.

(2) Er bildet die Grundlage der Verwaltung aller Einnahmen und Ausgaben.

(3) Für den Einzelzweck dürfen Mittel nicht in verschiedenen Titeln des Haushaltsplans veranschlagt werden.

(4) Der Haushaltsplan besteht aus Einnahme- und Ausgabetiteln mit jeweils fester Zweckbestimmung.

(5) Einnahmen sind nach Entstehungsgrund zuzuordnen.

(6) Die Zuordnung soll so vorgenommen werden, dass aus dem Zweck der Ausgaben für die Erfüllung der Aufgaben der Studierendenschaft erkennbar ist.

(7) Die Titel sind mit einem Ansatz zu schätzen. Die Ansätze sind in ihrer voraussichtlichen Höhe zu berechnen oder, soweit dies nicht möglich ist, sorgfältig zu schätzen.

(8) Einnahmen und Ausgaben sind getrennt voneinander zu veranschlagen.

(9) Der Haushaltsplan hat in Einnahmen und Ausgaben ausgeglichen zu sein.

(10) Der Entwurf des Haushaltsplans ist durch den*die Sprecher*in für Finanzen rechtzeitig dem jeweiligen Organ vorzulegen.

(11) Fachschaften haben ihre Haushaltspläne dem Studierendenrat vorzulegen.

(12) Die Haushaltspläne des Studierendenrats sind allen Studierenden zugänglich zu machen.

(13) Fachschaftsräte müssen die Haushaltspläne allen Studierenden der Fakultät zugänglich machen.

(14) Der Haushaltsplan bzw. Nachtragshaushaltspläne treten am Tage nach ihrer Veröffentlichung, frühestens jedoch mit dem Beginn des jeweiligen Haushaltsjahres in Kraft.

(15) Durch den Haushaltsplan werden Ansprüche oder Verbindlichkeiten gegenüber Dritten weder begründet noch aufgehoben.

(16) Der Studierendenrat bildet genug Rücklagen, um mindestens 50% des vorherigen Semesterbeitrags an die Fachschaften auszahlen zu können.

(17) Rücklagen sind in der Anlage des Haushaltsplans auszuweisen.

§ 6 Nachtragshaushalt

(1) Die Änderung eines vom jeweiligen Organ der Studierendenschaft bereits rechtskräftig festgestellten Haushaltsplanes ist nur durch einen Nachtragshaushalt möglich.

(2) Bei der Aufstellung des Nachtragshaushalts finden dieselben Bestimmungen Anwendung, wie für die Aufstellung des Haushaltsplanes.

(3) Falls der Haushaltsplan nicht eingehalten werden kann, ist ein Nachtragshaushalt zu beschließen.

§ 7 Beschlussfassung des Haushaltsplans

Der Haushaltsplan wird durch das jeweilige Organ mit 2/3-Mehrheit der anwesenden Mitglieder festgestellt. Kommt es nicht zu einer 2/3-Mehrheit, so ist der Haushaltsplan so lange neu zu beraten und abzustimmen, bis eine 2/3-Mehrheit erreicht wird. Dies kann auch auf derselben Sitzung getan werden.

§ 8 Verfahren der Kassenprüfung

(1) Kassenprüfungen sind mindestens zu folgenden Terminen durchzuführen:

1. vier Wochen vor Ende der Wahlperiode und
2. nach Ende eines Haushaltsjahres, spätestens sechs Wochen nach Beginn des neuen Haushaltsjahres.

(2) Die Kassenprüfung dient dem Zweck, festzustellen, ob insbesondere:

1. der Kassen-Ist-Bestand mit dem Kassen-Soll-Bestand übereinstimmt,
2. die Buchungen mit der im Haushaltsplan vorgesehenen Ordnung übereinstimmen und
3. Ausgaben ausschließlich im Sinne der Studierendenschaft vorgenommen worden sind.

(3) Darüber hinaus vergewissern die Kassenprüfer/innen sich, ob die gesetzlichen Bestimmungen der Haushalts- und Wirtschaftsführung sowie der jeweils gültigen Ordnungen eingehalten wurden.

(4) Die Kassenprüfung wird durch die Kassenprüfer*innen unter Anwesenheit des*der Sprechers*in für Finanzen des Organs durchgeführt.

(5) Über die Kassenprüfung ist ein Protokoll anzufertigen. In dieses sind der Kassenbestand und etwaige Mängel aufzunehmen. Das Protokoll ist von den Kassenprüfern*innen schriftlich zu bestätigen und dem jeweiligen Organ zur Kenntnis zu geben.

(6) Stellen die Kassenprüfer*innen bei der Prüfung erhebliche Mängel fest, so müssen sie deren Beseitigung verlangen.

(7) Dem*Der jeweiligen Sprecher*in für Finanzen ist eine Frist von vier Wochen zu setzen, beanstandete Mängel auszugleichen. Anschließend ist eine erneute Prüfung durchzuführen.

(8) Sind erhebliche Mängel bei der Kassenprüfung eines Organs festgestellt worden, so ist auch der*die Sprecher*in für Finanzen des Studierendenrats in Kenntnis zu setzen.

§ 9 Sicherung der wirtschaftlichen Verwahrung

(1) Der zu Auszahlungen nicht sofort erforderliche Finanzbestand ist so anzulegen, dass ein Verlust ausgeschlossen ist und im Bedarfsfall jederzeit über ausreichendes Guthaben verfügt werden kann.

(2) Eine Anlage in risikobehaftete Finanzgeschäften ist unzulässig.

§ 10 Verwendung der Haushaltsmittel

(1) Haushaltsmittel, die zur Weitergabe an Dritte vorgesehen sind, dürfen nur dann ausgezahlt werden, wenn das betroffene Organ der Studierendenschaft auf Einzelantrag hin zugestimmt hat.

(2) Ausgaben zur Weiterleitung, die auf zweckgebundenen Einnahmemitteln beruhen, sind erst nach Eingang und erst dann zu zahlen, wenn der Zweck zur Erfüllung ansteht.

(3) Alle übrigen Ausgabemittel dienen der Erfüllung der Aufgaben des jeweiligen Organs und sind ausschließlich durch dieses zu verwenden.

(4) Eine finanzielle Beteiligung der Organe der Studierendenschaft an Geschäften, Aktionen oder Veranstaltungen Dritter ist nur dann zulässig, wenn die Studierendenschaft an den Aktivitäten Dritter ein, durch ihre Aufgabenstellung gemäß der Satzung der Studierendenschaft begründbares, Interesse hat.

(5) Eine Weitergabe zur Verwendung durch Dritte ist unzulässig. Beschlüsse von Organen der Studierendenschaft, die den Studierendenrat entgegen diesen Bestimmungen verpflichten sollen, sind rechtswidrig.

§ 11 Projektförderungen

(1) Projekte und Veranstaltungen können nur gefördert werden, wenn hierdurch keine Credit Points erworben werden.

(2) Für bewilligte Mittel zur Unterstützung von Projekten und Veranstaltungen ist innerhalb von drei Monaten nach dem in der Projektbeschreibung genannten Datum ein Nachweis über die Verwendung der bewilligten Mittel vorzulegen. Sollte der Nachweis nicht erfolgen, verfällt die Unterstützung und bereits ausgezahlte Mittel müssen zurückgezahlt werden. Auf Antrag kann die Frist durch den*die Sprecher*in für Finanzen verlängert werden.

(3) Die Organe sind ermächtigt die Auszahlung von Mitteln an Dritte an explizit im Beschluss zu nennende Bedingungen zu knüpfen. Im Falle einer Nichteinhaltung dieser Bedingungen ist eine Auszahlung zu verweigern. Gegebenenfalls geleistete Vorauszahlungen sind im Falle der Nichteinhaltung von Bedingungen zurückzuzahlen.

(4) Der*Die Sprecher*in für Finanzen des Studierendenrates kann bei Projektförderungen Vorfinanzierungen gewähren. Diese sind wie ein zinsloses Darlehen zu behandeln, das spätestens vier Wochen nach Ablauf des Projektes bzw. der Veranstaltung fällig wird. Bei der Abrechnung ist festzuhalten, welcher Anteil der Verlustunterstützung benötigt wurde, der Restbetrag ist dem Studierendenrat zurückzuzahlen.

§ 12 Stundung und Niederschlag von Forderungen an Dritte

(1) Der Studierendenrat darf Forderungen nur

• stunden, wenn die sofortige Einziehung mit erheblichen Härten für die*den Anspruchsgegner*in verbunden wäre und der Anspruch durch die Stundung nicht gefährdet wird
• niederschlagen, wenn feststeht, dass die Einziehung keinen Erfolg haben wird, oder wenn die Kosten der Einziehung außer Verhältnis zur Höhe des Anspruchs stehen

(2) Diese Maßnahmen bedürfen einer 2/3-Mehrheit der satzungsgemäßen Mitglieder.

Teil 4 – Kassenwesen

§ 13 Verantwortlichkeit

Die Sprecher*innen für Finanzen der Organe der Studierendenschaft sind für ein ordnungsmäßiges Kassenwesen in dem jeweiligen Organ, in dem sie gewählt wurden, verantwortlich.

§ 14 Zahlungsverkehr

(1) Der Zahlungsverkehr wird bar und über die Konten des Studierendenrates bei einem Kreditinstitut abgewickelt. Weitere Konten dürfen nur für die kurzfristige Anlage von Festgeldern unterhalten werden.

(2) Das Bargeld soll nicht den Betrag überschreiten, der an den nächsten fünf Tagen erforderlich ist. Beträge, die diese Summe überschreiten, sind spätestens am nächsten Werktag auf das Konto des Studierendenrates einzuzahlen.

(3) Zahlungsmittel, Scheckhefte und Sparbücher sind von dem*der jeweiligen Sprecher*in für Finanzen unter Verschluss zu halten.

(4) Der*Die jeweilige Sprecher*in für Finanzen hat den jeweiligen Kassenbestand mindestens einmal monatlich zu ermitteln und dem Kassen-Soll-Bestand gegenüberzustellen. Es ist ersichtlich zu machen, wie sich der Kassen-Ist-Bestand aus Bargeld und den Guthaben auf den Konten zusammensetzt.

(5) Zahlungsaufträge, sowohl bar als auch bei einem Kreditinstitut, unterliegen der Kollektivzeichnung von mindestens zwei Personen, wobei eine davon der*die jeweilige Sprecher*in für Finanzen des Organs ist.

(6) Der*die Sprecher*in für Finanzen des Studierendenrates ist für alle Organe der Studierendenschaft zeichnungsberechtigt.

§ 15 Handkassen

Die Organe der Studierendenschaft und ihre Untergliederungen haben die Möglichkeit ständige Handkassen zu besitzen. Verantwortlich für die Handkasse ist der*die Sprecher*in für Finanzen des jeweiligen Organs.

§ 16 Kassenführung

(1) Über jede Bareinzahlung ist eine Quittung mit fortlaufender Nummer auszustellen, soweit der Nachweis einer Einzahlung nicht in anderer Form sicher gestellt ist.

(2) Jede Barauszahlung ist mit fortlaufender Nummer zu quittieren, die begründeten Unterlagen sind beizufügen.

§ 17 Jahresabschluss

Innerhalb eines Monats nach Ende des Haushaltsjahres stellt der*die jeweilige Sprecher*in für Finanzen den Jahresabschluss auf und fügt diesen dem Haushaltsplan an.

Teil 5 – Bewilligung von Zahlungen

§ 18 Sprecher*innenentschädigung

Eine Sprecher*innenentschädigung kann an die Sprecher*innen und Ratssekretär*innen ausgezahlt werden. Die mögliche maximale Höhe beträgt 450 Euro mit einer Entschädigung in Höhe von 10 Euro pro Stunde. Es muss monatlich ein ausführlicher Bericht der Sprecher*innen und Ratssekretär*innen mit monatlichem Stundenzettel abgegeben werden.

§ 19 Reisekosten

(1) Reisekosten können aus Mitteln der Studierendenschaft erstattet werden, wenn ein Nutzen für die Aufgaben der Studierendenschaft aus den Reisen erwächst.

(2) Reisekosten können nur bewilligt werden, wenn die Reise zur Erfüllung der Aufgaben des jeweiligen Organs erfolgt und nicht durch eine andere Stelle erstattet werden. Ihre Erstattung ist vor Reiseantritt schriftlich zu beantragen.

(3) Reisekosten sind binnen zwei Wochen nach Beendigung der Reise zu beantragen.

Teil 6 – Teilnahme am bürgerlichen Rechtsverkehr

§ 20 Inventarverzeichnis

(1) Der*Die jeweilige Sprecher*in für Finanzen hat ein Inventarverzeichnis zu führen. Darin sind alle Gegenstände aufzuführen, deren Anschaffungswert 100 Euro übersteigt.

(2) Bei der Übergabe der Geschäfte des*der jeweiligen Sprechers*in für Finanzen an seine*n Nachfolger*in ist die Vollzähligkeit der inventarisierten Gegenstände zu überprüfen.

(3) Die Inventarlisten der Referate sind dem*der Sprecher*in für Finanzen verfügbar zu machen.

§ 21 Längerfristige Verpflichtungen

Maßnahmen, welche die Studierendenschaft längerfristig zur Leistung von Ausgaben von mehr als 400,00 Euro pro Jahr verpflichten, müssen mit einer 2/3-Mehrheit der satzungsgemäßen Mitglieder beschlossen werden.

§ 22 Beteiligung an privatrechtlichen Unternehmen und Bürgschaften

Eine Beteiligung an privatrechtlichen Unternehmen ist nicht gestattet. Bürgschaften oder Verpflichtungen in Garantie- oder ähnlichen Verträgen dürfen nicht übernommen werden.

§ 23 Sozialdarlehen

(1) Für die kurzfristige Überbrückung einer persönlichen sozialen Notlage kann der Studierendenrat an Studierende der Otto-von-Guericke-Universität Darlehen ausgeben.

(2) Die Höhe des Darlehens wird im Einzelfall festgelegt und kann von der beantragten Summe abweichen.

(3) Das maximale Darlehen beträgt 1.000,00 Euro pro Studierenden.

(4) Der*Die Sprecher*in für Finanzen oder der*die Sachbearbeiter*in für Finanzen hat die Ordnungsmäßigkeit der Rückzahlungen zu überwachen.

(5) Das Darlehen ist bis zum Ende des Studiums zu tilgen.

Teil 7 – Finanzen der Fachschaften

§ 24 Verteilung der Mittel an die Fachschaften

(1) Die Beiträge für die Fachschaften werden ausgezahlt wenn:

1. der Jahresabschluss des vergangenen Jahres und der Haushaltsplan vorliegen;
2. die Protokolle der Kassenprüfung vorliegen;
3. gravierende Mängel behoben wurden.

(2) Die Auszahlung wird in der Regel einen Monat nach Semesterbeginn vorgenommen.

(3) Das maximale Vermögen der Fachschaften beschränkt sich auf das:

1. für das Wintersemester 20/21 dreifache;
2. für das Sommersemester 21 zweifache;
3. ab dem Wintersemester 21/22 eineinhalbfache;

des höchsten Semesterbeitrags für die jeweilige Fachschaft innerhalb der letzten drei Semester.

(4) Das maximale Vermögen beträgt jedoch mindestens 3.000,00 Euro.

(5) Beiträge, die zusammen mit dem derzeitigen Vermögen (Bargeldbestand + Kontostand) über diese Grenze hinausgehen, sind nicht an die Fachschaftsräte auszuzahlen. Der Anspruch auf diese ist damit erloschen.

(6) Der Studierendenrat bildet genug Rücklagen, um im Falle einer Verzögerung der Mitteilung durch die Universität, zum Stichtag die Hälfte des vorherigen Semesterbeitrags an die Organe auszuzahlen.

Teil 8 – Inkrafttreten

§ 25 Schlussbestimmung

Diese Finanzordnung tritt mit Bekanntgabe in Kraft.